Conectar mywoork con otros programas (y con la IA)

1 Para qué sirve esto

Llevas años apuntando el trabajo: qué se pidió, quién lo hizo, cuánto se tardó, qué pasó con cada cliente. Eso es una base de conocimiento, y hasta ahora solo se podía mirar de una en una.

Con la API se puede preguntar de golpe. Cosas reales:

• «¿Cuántas horas llevamos con este cliente este año?»
• «Sácame a Excel todo lo que hicimos para el colegio en 2025.»
• Que tu programa de facturación cree la tarea solo cuando entra un pedido, con su cliente ya puesto.
• Que cuando cierras un trabajo salte un aviso a donde tú quieras.

2 Sacar una llave

En el menú de tu avatar, Acceso API. Creas un token — una llave larga— y eliges qué puede hacer:

• Qué toca: contactos, tareas, notas, equipo, etiquetas o campos.
• Hasta dónde: solo leer, o leer y escribir. Cada cosa por separado.

Las llaves las crea el propietario, como el equipo o las etiquetas. No es desconfianza: es que con una llave se baja la lista entera de clientes de una vez, y la aplicación no tiene exportación. Quien decide quién puede sacar la cartera del negocio es quien responde de ella.

3 Preguntarle a tu propio archivo

La API está descrita en un formato estándar (OpenAPI) que puedes ver en mywoork.com/api/docs. Eso importa más de lo que parece: un asistente de IA lo lee y aprende solo cómo hablar con mywoork. No hay que programarle nada.

Con esa descripción y un token, un asistente como Claude puede contestarte «qué tengo abierto de este cliente», apuntar una tarea al dictado o sacarte las horas del trimestre. La conversación reemplaza al formulario.

4 Los resúmenes, ya calculados

Para lo más habitual no hace falta bajarse nada y ponerse a sumar: hay cuatro resúmenes que la API devuelve ya hechos.

• Horas por cliente — sumando los minutos apuntados en los comentarios. Es la respuesta a «¿cuánto nos ha costado este cliente?».
• Tareas abiertas por cliente — la misma cuenta que ves en la pantalla de Contactos.
• Tus tareas por estado, y tus tareas abiertas por cliente.

Enchufados a una hoja de cálculo o a un asistente, con esos cuatro se contesta casi todo lo que uno quiere saber del negocio sin tocar una sola tarea.

5 Lo que hay que saber antes de escribir

Esto es para quien vaya a montar la conexión — tu informático, o tú si te manejas. Son cuatro cosas que evitan los errores típicos:

• El estado y la fecha son POR PERSONA. Una tarea compartida entre tres tiene tres estados. Cada una trae el de quien pregunta y el de todos; y el propio se cambia en su propia ruta, sin tocar el de nadie.
• Solo identificadores, nunca nombres. Para ligar una tarea a un cliente hace falta su id: la API no adivina cuál es «la ferretería». Es a propósito — un trabajo apuntado al cliente equivocado se descubre semanas después, al facturar.
• Un error no escribe nada. Si algo del envío está mal, no se guarda ni la parte correcta: la respuesta dice qué campo falla y por qué.
• Borrar es definitivo y afecta a todo el equipo. Archivar un contacto sí se deshace.

Hay un tope de 120 peticiones por minuto por token, de sobra para trabajar y suficiente para que un error de programación no tire el servidor de todos.

6 Y si algo sale mal

Cada llamada que escribe queda registrada: qué token la hizo, qué tocó y cuándo. Si un día aparece una tarea rara, se puede mirar quién la creó.

Y si sospechas de una llave, bórrala en Acceso API: deja de funcionar al momento, sin tocar nada más.