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Algunas técnicas populares para la gestión de tareas
Publicado por Salva Ruiz el
Mucho se ha hablado y escrito sobre la optimización del tiempo en la jornada de trabajo: desde complejas metodologías de trabajo que intentan controlar hasta el más mínimo detalle de lo que ocurre en la empresa, hasta simples técnicas para mejorar la productividad personal.
Mucho se ha hablado y escrito sobre la optimización del tiempo en la jornada de trabajo: desde complejas metodologías de trabajo que intentan controlar hasta el más mínimo detalle de lo que ocurre en la empresa, hasta simples técnicas para mejorar la productividad personal.
Os presentamos algunas de las más populares:
Os presentamos algunas de las más populares:
- GTD: se trata de una técnica de gestión de tareas organizadas en contextos, como por ejemplo, trabajo, tareas personales, etc. Es una técnica compleja que puede llevar meses perfeccionar, además de mucha disciplina. Una crítica que podemos achacarle aparte de la dificultad de uso, es que no tiene en cuenta el trabajo en grupo por lo que solo sirve para productividad personal. Una de las aplicaciones más utilizadas para GTD es Omnifocus.
- Kanban: fue ideado por Toyota para la mejora de la producción de sus fábricas. Se basa en un sistema de tarjetas que se van pegando en un tablero dividido en columnas. Las tarjetas son las tareas pendientes y las columnas del tablero indican el estado de la tareas. Por ejemplo: pendiente, desarrollo, terminado. Utiliza el concepto de limitar el trabajo en curso para evitar cuellos de botella y es una técnica muy utilizada en desarrollo de software pero tiene el problema de que no podemos planificar ni organizar las tareas. Trello es una de las aplicaciones más populares que utilizan este sistema.
- Pomodoro: también muy relacionado con el desarrollo de software, se trata de recopilar cada día una lista de tareas para hacer hoy y dedicar un tiempo (normalmente de 25 minutos) para realizarlas, seguido de una pequeña pausa para descansar. El objetivo es evitar las interrupciones mientras estamos realizando las tareas. No es una técnica propiamente dicha para la gestión de trabajo en equipo, sino más bien de un sistema para evitar la procrastinación y se puede combinar con otros sistemas como GTD o Kanban. Hay multitud de software que utiliza esta técnica, aunque nos puede servir un simple reloj de cocina.
- Listas de tareas: existen multitud de software para hacer listas de tareas, como por ejemplo las que vienen instalados en nuestros móviles. Pero es interesante pararse a pensar en las características en que se diferencian: ¿se puede trabajar en equipo? ¿es multiplataforma? ¿admite comentarios y archivos? ¿tiene agenda de contactos compartidos? ¿puedo gestionar mi propio calendario de trabajo? ¿puedo usarlo también para mis tareas personales? Dentro de esta categoría se encuentra Mywoork que no podemos dejar de recomendar por la versatilidad y facilidad de uso que ofrece.
- Calendario: no tiene que ser un calendario físico, puede ser uno online, como Google Calendar. Podemos tener varios calendarios, como uno personal, otro para el trabajo, etc. Es una forma muy simple de organizarse, el problema es que los calendarios están pensados para crear citas y no para gestionar tareas por lo que no podemos añadir comentarios o archivos y, aunque podemos compartir calendarios con otros compañeros, no existe el trabajo en equipo.
- Correo: tan fácil como enviar un email con copia a los compañeros involucrados en una tarea. Además, podemos crear comentarios y adjuntar archivos simplemente pulsando en responder. Rápidamente nos damos cuenta que no es un sistema adecuado para la gestión de tareas. Por ejemplo, ¿qué tenemos que hacer hoy? Podemos etiquetas emails con importante o pendiente o crear carpetas, pero rápidamente se convierte en un caos imposible de mantener.
- Post-It: muchas veces nos empecinamos que buscar una solución tecnológica cuando tenemos el remedio delante de nosotros. ¿Qué puede ser más fácil que anotar algo en un post-it? El problema es que no podemos consultar nuestros post-it cuando estamos fuera de la oficina a no ser que nos los llevemos con nosotros. Tampoco podemos compartir con nuestros compañeros, sobre todo cuando trabajan en la calle o en otra delegación. Y por último está el problema a la hora de consultar los trabajos realizados. Porque si usas post-its para tus tareas diarias, ¿podrías decirme el trabajo que hiciste a un determinado cliente hace 2 años?
Mywoork no es solo una aplicación web. Nuestra experiencia trabajando con empresas y atención al cliente, nos ha llevado a desarrollar una metodología para la productividad y el trabajo en equipo. Te invito a que te descargues nuestro dossier donde te explicamos con detalle en qué consiste:
https://mywoork.com/dossier.pdf
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