¿Cómo hacer un buen seguimiento de los cobros de las facturas pendientes de nuestra empresa?

Uno de los principales problemas que se encuentran las pymes y autónomos es el retraso en el cobro de las facturas. Además, hacer el seguimiento del cobro de estas facturas con software de facturación como Sage, Factucont, FacturaPlus, Factusol etc. suele ser tedioso y muy complejo.

Según estudios realizados por European Payment Index el plazo medio para los cobros de tus facturas es de unos 50 días en pequeños comercio de compra venta y hasta 60 días para administración pública. En estos 50 días suelen ocurrir muchas cosas en el proceso del cobro de esas facturas, por ejemplo llamamos al cliente, le enviamos mails, dejamos nuestras facturas en mano al cliente. Por lo general, en muchas empresas hay varias personas encargadas de realizar estos trabajos administrativos y finalmente todo este proceso se convierte en un caos.

Sea cual sea su actividad, actúes como profesional, vendas productos o servicios o tengas una pequeña empresa en algún momento caerás en la trampa del cliente moroso. En España el porcentaje de facturas impagadas supera el 5,5%

Y lo peor de todo, si no tenemos liquidez para cubrir los gastos provocado por los impagos, necesitaremos financiar con los bancos, lo que generará intereses., provocando que ese negocio sea menos competitivo. 

Para gestionar los cobros de estas facturas vamos a ponernos manos a la obra y tengamos clara nuestra política de cobros, las reglas y normas sobre las que basarás tu procedimiento de gestión de cobros de facturas.

Aquí tienen tres puntos básicos que deberías  tener preparados:

1. Las condiciones de ventas
Tenemos que tener claros cuales serán nuestras condiciones de ventas, con respecto a plazos, fechas, formas de pago y medios de pago.

Para cuotas o pago de subscripciones puedes utilizar recibo domiciliado actualmente disponemos de muchas herramientas online donde gestionar estos recibos. Nosotros utilizamos http://www.besepa.com es realmente fácil gestionar y nos ahorra mucho tiempo.

Transferencia o cobro en efectivo, este método de pago es uno de los más utilizados pero tiene algunos inconvenientes.

Cheque o pagaré, esta opción es la menos aconsejable bajo mi punto de vista.

2. Los plazos de cobranza
Tienes que tener claro los plazos de cobranza, la fecha y plazo de cobro, vencido este plazo, hay que tener claro el tiempo que debe transcurrir para considerar un cobro fallido y comenzar con el procedimiento de recuperación.

Te recomendamos que todas estas condiciones vayan reguladas por un contrato por escrito, en un contrato presupuesto o factura. Siempre incluye cláusulas de penalización para retrasos en los pagos.

3. Gestiona las tareas de cobros
Para asegurarnos el éxito en los cobros de las facturas no olvides realizar una buena negociación con el cliente, realiza una buena gestión comercial explicando al cliente la política de cobros.
 
Puedes utilizar https://mywoork.com que nos permite crear tareas, compartirlas con nuestros compañeros y documentar todo lo que ocurre en el proceso del cobro de la factura, de este modo estamos mucho más tranquilos y seguros.

Todos nosotros más tarde o más temprano vamos a tener una serie de facturas  impagadas, a las cuales vamos a tener que realizar un seguimiento, si tenemos todo bien ordenado y todas nuestras acciones bien documentadas, tendremos  información importante para rebatir a nuestro cliente cualquier escusa que nos intente dar para aplazar el pago.