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¿Utilizas WhatsApp para colaborar con tus compañeros de trabajo?
Publicado por Felipe Fernández el
Sabemos que todo el mundo usa WhatsApp. Hace unos días, me decía un amigo que trabaja como encargado de una empresa de ventas de recambios, “Felipe, mis compañeros y yo hemos creado un grupo de WhatsApp para organizarnos en el trabajo”.
Pensé, ¡En serio! un grupo de WhatsApp para organizar pedidos, comunicaciones internas, reclamaciones de clientes, comunicar reuniones, gestionar reclamaciones de clientes etc. a primera vista parece que es una opción perfecta, es sencilla de utilizar, todos los mensajes están encriptados y además, organizar un grupo e invitar a mis compañeros es muy fácil.
En una cosa le doy la razón a mi amigo, crear un grupo de WhatsApp es muy rápido, pero vamos a analizar las desventajas de utilizar WhatsApp para organizarnos en nuestra empresa:
1.- Notificaciones intrusivas cientos de notificaciones que nos aparecen en la pantalla de nuestro móvil nos hacen perder la atención en lo que estamos haciendo. Además, nos están constantemente interrumpiendo provocando en nosotros estrés y perdida de concentración en nuestro trabajo.
2.- Problemas a lo hora de buscar información es imposible retomar la lectura de algo importante puesto que el grupo se llena de infinitos comentarios que suelen terminar convirtiéndose en un caos.
3.- Inmediatez La rápida comunicación que ofrece WhatsApp puede que nos haga caer en la trampa de la inmediatez. Cuando nos comunicamos con WhatsApp esperamos un respuesta al momento y esto cuando estamos realizando una tarea provoca que seamos menos productivos. La demora de dicha respuesta nos intranquiliza y nos hace mirar constantemente el móvil.
¿Pero que alternativa tengo a WhatsApp? me preguntó mi amigo. Nosotros hemos desarrollado un lista de tareas especialmente diseñada para empresas donde puedes organizarlo TO-DO y trabajar en equipo. Además, no te preocupes porque Mywoork es un gestor de tareas gratis.
En primer lugar tienes un organizador de tareas que te ayuda a mantener toda tu agenda en un mismo sitio, compartir tareas con tus compañeros y lo más importante, puedes relacionar tus tareas y notas con tus contactos. Digitaliza tu empresa muy rápidamente sin invertir en cursos.
Debido a todas estas razones el número de Pymes y autónomos que utilizan Mywoork está creciendo.
🔮 Por lo tanto mi consejo es, si no lo estás haciendo ya, que utilices cuanto antes porque solo te llevara unos minutos conseguirlo 😃
Entonces ... ¿Estás preparado para que tu empresa sea una de ellas?
Vamos, no seas flojillo que ... ¡Comenzamos ya con nuestro gestor de proyectos online!
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1- Regístrate en https://mywoork.com no hace falta que instales nada en el móvil o el ordenador, solo accede desde cualquier dispositivo con un navegador como Safari, Mozilla o Chrome.
2- Inviata a tus compañeros de trabajo para disfrutar de las ventajas del organizador de tareas, es requisito imprescindible que invites personas a tu cuenta Ajustes > Invitar a otro usuario a la subscripción > escribir el mail del compañero que queremos invitar > invitar
2- Inviata a tus compañeros de trabajo para disfrutar de las ventajas del organizador de tareas, es requisito imprescindible que invites personas a tu cuenta Ajustes > Invitar a otro usuario a la subscripción > escribir el mail del compañero que queremos invitar > invitar
Información importante: Cuando invitamos a un usuario a nuestra subscripción este tendrá acceso a todos nuestros contactos. Posteriormente, si lo desea puede bloquear al usuario para impedir su acceso.
3- Crea tus primeras tareas. Nos vemos abrumados por la cantidad de tareas personales y profesionales que tenemos que realizar diariamente. Esto, se acentúa mucho más cuando nuestra empresa crece rápidamente. Enfócate en una cosa y deja de intentar hacerlo todo a la vez... cálmate y comienza hacer las cosas bien. Escribe todas tus tareas y céntrate en tus objetivos. Por ejemplo, "llamar a Luis para ofrecerle oferta de publicidad", "Comprar la tinta para la impresora de casa", "Diseño de la web de nuestro cliente", "Dar de baja el seguro del coche un mes antes de que cumpla el contrato".
Información: Cuando creamos una tarea nos aparece en la sección Entrada de nuestro timeline. La sección Entrada es un trampolín para comenzar a organizar nuestra tareas.
4- Relaciona las tareas con tus contactos. Esta es la mayor singularidad de Mywoork, la enorme diferencia con la mayoría de listas de tareas colaborativas. Vamos a explicar como funciona.
Si lo analizamos, todas nuestra tareas tienen relación con algún contacto "Llamar a Luis Martín para ofrecerle una oferta de publicidad en Google" en este caso, nuestro contacto relacionado es el cliente Luis Martín. De este modo tendremos a mano todos los datos de Luis y además un historial de tareas pendientes y tareas completadas.
Si lo analizamos, todas nuestra tareas tienen relación con algún contacto "Llamar a Luis Martín para ofrecerle una oferta de publicidad en Google" en este caso, nuestro contacto relacionado es el cliente Luis Martín. De este modo tendremos a mano todos los datos de Luis y además un historial de tareas pendientes y tareas completadas.
5- Comparte tus tareas ahora tenemos que decidir si queremos que la tarea sea privada o compartida. Vamos a poner el ejemplo de una tarea "Rediseño del logotipo del Hotel La Meridiana". continuamos compartiendo esta tarea con mis compañeros Salvador e Isabel. Cuando creamos la tarea les aparecerá a Isabel y Salvador en la sección Entrada de su timeline la tarea compartida. A partir de ese momento podemos compartir comentarios, archivos relacionados con esta tarea y estaremos informados en todo momento de lo que ocurre en la tarea compartida.
Información: Otras de las singularidades de Mywoork son las tareas compartidas que no asignadas. Permitimos que cada usuario se gestione sus tareas de forma independiente, esto quiere decir que Isabel puede tener la tarea programada para realizar alguna acción el Lunes y yo tener la tarea archivada. ¡Que no cunda el pánico! cuando alguien realiza una acción en la tarea cada uno de los usuarios invitados recibirá una notificación independientemente del estado en que se encuentre la tarea.
Cualquiera que haya utilizado WhatsApp conoce los inconvenientes y dificultades de utilizar esta aplicación para organizarnos en el trabajo. Acometer cambios estructurales en cualquier empresa suele ser una decisión difícil y traumática, pero si decides dar el paso, con Mywoork tienes una lista de tareas pendientes pensada para organizar equipos de trabajo de una forma fácil y rápida.
Puedes registrarte en https://www.mywoork.com/users/new
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